Muito se fala hoje em dia sobre produtividade. Ter um dia mais produtivo, por incrível que pareça, não necessariamente significar trabalhar mais. No final das contas, ser mais produtivo é sobre entregar mais. E não importa se você trabalhou mais (ou menos) para isso.
Nesse artigo, irei trazer algumas dicas básicas que podem lhe ajudar a manter o foco, produzir mais e, quem sabe, trabalhar menos. Vamos lá?
Foco! Você só é capaz de fazer bem uma coisa de cada vez
Sim, uma coisa de cada vez. Há uma linha tênue entre produtividade e ser multitarefas. Para muitas pessoas, fazer várias coisas ao mesmo tempo é sinal de estar produzindo bastante. Será?
Cientificamente, nosso cérebro só consegue se concentrar em uma coisa de cada vez. Há vários artigos pela internet que comprovam isso. Portanto, olhar os e-mails enquanto se está numa reunião não é sinal de produtividade. Seu foco estará se alternando entre as duas atividades e, no final, você não desempenhou nenhuma delas com toda a sua capacidade produtiva.
Livre-se das distrações, elas são inimigas da produtividade
Esse ponto está ligado ao anterior (foco). Num mundo cheio de novas tecnologias, é comum ser interrompido por notificações de e-mails, celulares, chats e por aí vai. Acredite, isso pode ser o seu maior vilão.
Se você responder a cada vez que for chamado, seja num chat ou por e-mail, vai acabar ficando sem agenda e fazendo o horário dos outros. Portanto, desligue todas as notificações para se concentrar melhor.
Você sabe o que precisa ser feito?
Ter uma lista de tarefas é o básico do básico. E funciona super bem. Uma lista lhe dá, de forma visual, tudo o que precisa ser feito. Saber o que precisa ser feito é o primeiro passo para você se organizar. Essa lista pode ser num papel, caderninho ou apps de celular. O importante é tê-la.
Eu, particularmente, uso muitos aplicativos para celular voltados à organização e produtividade. Já testei vários, alguns se adequaram melhores do que outros para a minha necessidade. Mas vou elencar alguns para você testar: Notas do Keep, Asana, Evernote, Trello e Todoist são alguns deles. Teste sem moderação 😉
Estimar o esforço para cada tarefa também é importante, principalmente se você quiser ter claro quantos itens consegue riscar da lista na semana.
Tenha uma agenda
Não estou dizendo para engessar o seu dia, com horário até para ir ao banheiro. Trabalhe com blocos de horários para realizar determinadas atividades. Isso é muito benéfico para você ter uma visão de qual a sua capacidade de entrega até o final da semana, por exemplo.
No meu caso, como eu desligo todas as notificações, tenho um bloco de 30 minutos para me atualizar do que está acontecendo. É o momento de olhar e-mails, pessoas falando comigo no chat, whatsapp, etc.
Também deixo separado blocos de 1 à 2 horas onde vou me dedicar para atividades operacionais. Tendo fechado esses dois itens (que são prioridade) em minha agenda, consigo com mais facilidade encaixar reuniões, pausas e outras coisas na minha semana, sem atrapalhar o que precisa ser feito.
SEMPRE com foco no trabalho, ok? A famosa olhadinha no Facebook é a maior vilã, que rouba seu tempo, sua energia e sua capacidade de entrega. Fuja dela enquanto está trabalhando!
Planeje o seu dia (ou sua semana)
Não é preciso ser um super planejamento da NASA. Mas também não precisa deixar tudo num rascunho de pão. Se você tem uma lista de tarefas, estimou o esforço para cada tarefa e tem uma agenda com blocos fechados para trabalhar em atividades operacionais, estão está fácil.
Não vou me aprofundar aqui neste artigo, mas há várias maneiras de você planejar o seu dia e suas entregas para conseguir uma alta taxa de produtividade. Kanban, Scrum e Waterfall são alguns métodos que você pode usar para planejar suas entregas. Sugiro estudar sobre alguns deles e descobrir qual é o mais adequado para sua rotina e suas necessidades.
Descanse para ter mais produtividade!
Sim, para ter produtividade, nosso cérebro precisa descansar. E quando digo descansar, estou dizendo no sentido literal da palavra. Olhar o Facebook, Instagram e Whatsapp não é descansar. Isso exige concentração e suga a sua energia. Não é a toa que os ambientes de trabalho estão cada vez mais aconchegantes, com espaços de lazer para esticar o esqueleto e dar aquela relaxada.
O descanso ativo é aquele em que você não faz nada. Olhar a paisagem pela janela, se deitar, e não fazer nada permite que você recarregue as energias para voltar com mais foco e seja capaz de produzir mais.
Um engenheiro do Google, chamado Chade-Meng Tan, já é mais radical. Em 2007 ele levou a prática da meditação para seu escritório como uma forma de praticar o descanso ativo e, portanto, encontrar o foco necessário para continuar a jornada de trabalho de maneira mais produtiva. Se lhe interessar, vale dar uma “Googlada” para ler essa história.
Espero que essas dicas tenham lhe ajudado. Um abraço e sucesso!
